Best Practice-Virtuelle Events

Best Practice-Virtuelle Events

Kürzlich habe ich Sarah Schiffer-Adam interviewt. Sie ist Key Account und Marketing Chefin bei @fastlane-Guestmanagement GmbH mit Sitz in Bonn und seit November auch mit einem Büro in Berlin. Ich will mehr wissen, wie das Jahr bei Fastlane gelaufen ist.

Virtuelle Events sind der Trend. Die Pandemie hat Live Events völlig ausgebremst. Im Home Office haben sehr viele mit virtuellen Meetings zu tun, so war der Schritt absehbar. In dem Blog Post geht es um zwei Best Practices für virtuelle und hybride Formate.

RBH Spree Studios

In Berlin arbeiten wir jetzt endlich ganz eng mit Fastlane zusammen, denn seit kurzem ist das Berliner Büro auf dem Reinbeckhallen Areal eröffnet. mfe eventdirector hat hier auch seine neue Heimat gefunden. Gemeinsam werden wir den Ort weiter zu den RBH Spree Studios entwickeln. Sie können erwarten: Professionelle technische Lösungen mit viel Kreation & tolle RBH Spree Studios.

Auf das Jahr zurückblicken

Also Sarah stöhnt und berichtet mir von dem Jahr 2020, wie sie es erlebt hat: „Was für ein Jahr!“ Ich frage: „Ist es nicht zu früh für den Jahresrückblick?“

Nein, denn Vol. 2 des Lockdowns (auch wenn er notwenig ist) hat die zarten Pflanzen der Live-Events wieder in den Winterschlaf geschickt. Die erfolgreiche Live-Schuhmesse in Düsseldorf aus dem August ist schon wieder nicht mehr vorstellbar. https://www.fastlane-gmbh.de/2020/09/16/best-practice-events-mit-vielen-gästen-gehen-doch/

Ich: „Also Sarah dann erzähl mal, welchen spannende virtuellen und hybriden Formate habt ihr bereits umgesetzt?“

Sarah: „Die ersten virtuellen Events fanden Anfang Juni statt und wir waren froh, etwas tun zu können, Unter den Umständen war es nicht einfach etwas für die Kunden zu tun. Die Verwirrung uns Sorge war sehr groß.“

Nach einigen vorsichtigen Live-Gehversuchen wurden die Rufe nach Lösungen für digitale Formate immer lauter. Die Planbarkeit für Live-Events war einfach nicht gegeben. Es ist also natürlich, dass alle umschwenken in Richtung der digitalen Formate. Kunden erwarten, dass alles so „gewohnt“ abläuft und geplant werden kann, wie wir es alle von unseren Live Formaten kennen. Aber jetzt ist die Zeit, in der sich Kunden die richtigen Berater suchen sollten. Damit auch das virtuelle Format zum Erfolg wird. DIY im Büro ist nicht die Lösung.

Best Practice-Virtuelle Events

First-Job Messe der Stuttgarter Zeitung

Die Konzeption des hybriden Events erreichte, dass Live Event und virtuelles Event optisch identisch aussahen. Das hieß, dass die virtuelle Eventumgebung exakt dem Onsite-Part nachgebildet wurde. 

Onsite wurde ein striktes Hygiene-Konzept umgesetzt. Fastlane hat ein präzises digitales Schutzkonzept, das die icherheit aller Teilnehmer gewährleistet. Übrigens auch die Daten Sicherheit!

Fastlane setzte eine Onlineregistrierung mit Zeitslotvergabe, Liveschnittstelle und Kontingentverwaltung auf. Eine Zugangskontrolle je Zeitslot mit Check-In CheckOut, Kontaktnachverfolgung und die Kontingentüberwachung in den Zeitslots inkl. Live Raum- und Belegungsüberwachung stellte die maximale Personenanzahl zur Einhaltung der Mindestabstände auf dem Gelände sicher. Zudem wurde eine Koordination der Wegeführung zum Ein- und Auslass umgesetzt.

Und virtuell hat Fastlane den Aufbau der Eventumgebung (Live Messe in der Grundstruktur) übernommen. Es wurden 40 Messestände, inkl. Chatintegration und Schulung aller Beteiligten und Referenten erstellt sowie eine Live-Stream-Einbindung der Vor-Ort-Vorträge.

Sarah: „Per Hotline haben wir den reibungslosen Ablauf für alle Messeaussteller gewährleistet. Modernes Helpdesk, würde ich sagen.“

Ich: “ Das finde ich jetzt spannend. Auch in der virtuellen Welt, brauchen wir konkrete Zuwendung und Hilfestellungen. Bei großen Veranstaltungen ist ein Help Desk auch nicht wegzudenken.“

DSAG Live

Die DSAG Live war ein rein virtuelles Event, das die Teilnehmer vom 12.-16.10.2020 virtuell mitmachen konnten oder noch 4 Wochen on demand Inhalte abrufen konnten. Das ist natürlich ein immenser Vorteil gegenüber reinen Live Veranstaltungen. Inhalte waren ein Momentum. Das ist auch sehr toll, aber die Ergänzung, dass Inhalt noch eine zeitlang abrufbar bleiben, sind einfach die Zukunft.

Motto der Veranstaltung: Zukunft mit Weitsicht – nachhaltig gewinnt erreichte insgesamt 2500 Besucher, die über den gesamten Zeitraum an der Veranstaltung mitmachten.

Ich: „Was habt ihr hier für den Kunden gemacht?“

Sarah: „Die Konzeption und den Aufbau der virtuellen Eventplattform, sowie die Erstellung von über 100 Ständen inkl. Chatintegration– darunter auch individuelle Grafikarbeiten für 20 Premiumstände. Ebenso wurden 10 thematische Ausstellungshallen mit unterschiedliche Vortrags-Schwerpunkten umgesetzt. 

Das Messeprogramm bestand aus 157 Vorträgen inklusive der Verlinkung zu den entsprechenden Partnerständen der Konferenz. Alleine zu den Vorträgen wurden über 40.000 Anmeldungen verzeichnet! 

Die 5 parallelen Streams der Bühnen-Fachvorträge und Partnervorträge wurden über GoToWebinar, der Hauptstream für die Key-Notes wurde aus der Live-Produktion eines externen AV-Dienstleisters vor Ort eingebunden.

Die Registrierung der Teilnehmer zum Event sowie den Fachvorträgen erfolgte über eine Onlineregistrierung inkl. Schnittstelle zur Eventplattform.

Und jetzt das Wichtigste: Die Durchführung einer gesicherten und rechtskonformen Mitgliederversammlung mit gesichertem Zugang nur für Mitglieder. 

Das brauchen wirklich alle Verbände! Und wir wollen mit unseren Best Practice - Virtuelle Events überzeugen. 

Zusammen sitzen Fastlane und mfe an der Konzeption einiger Formate, die 2021 in den RBH Studios stattfinden werden. Die Studios sind auf alle Fälle auch etwas für Sie! Am besten gleich anrufen.

Mehr zu den RBH Spree Studios

https://blog.mfe-berlin.com/blog/reinbeckhallen-auch-hybrid/