Must have - Dramaturgie & Regie im hybriden Event

Best Practice-Virtuelle Events

Kürzlich habe ich Sarah Schiffer-Adam interviewt. Sie ist Key Account und Marketing Chefin bei @fastlane-Guestmanagement GmbH mit Sitz in Bonn und seit November auch mit einem Büro in Berlin. Ich will mehr wissen, wie das Jahr bei Fastlane gelaufen ist.

Virtuelle Events sind der Trend. Die Pandemie hat Live Events völlig ausgebremst. Im Home Office haben sehr viele mit virtuellen Meetings zu tun, so war der Schritt absehbar. In dem Blog Post geht es um zwei Best Practices für virtuelle und hybride Formate.

RBH Spree Studios

In Berlin arbeiten wir jetzt endlich ganz eng mit Fastlane zusammen, denn seit kurzem ist das Berliner Büro auf dem Reinbeckhallen Areal eröffnet. mfe eventdirector hat hier auch seine neue Heimat gefunden. Gemeinsam werden wir den Ort weiter zu den RBH Spree Studios entwickeln. Sie können erwarten: Professionelle technische Lösungen mit viel Kreation & tolle RBH Spree Studios.

Auf das Jahr zurückblicken

Also Sarah stöhnt und berichtet mir von dem Jahr 2020, wie sie es erlebt hat: „Was für ein Jahr!“ Ich frage: „Ist es nicht zu früh für den Jahresrückblick?“

Nein, denn Vol. 2 des Lockdowns (auch wenn er notwenig ist) hat die zarten Pflanzen der Live-Events wieder in den Winterschlaf geschickt. Die erfolgreiche Live-Schuhmesse in Düsseldorf aus dem August ist schon wieder nicht mehr vorstellbar. https://www.fastlane-gmbh.de/2020/09/16/best-practice-events-mit-vielen-gästen-gehen-doch/

Ich: „Also Sarah dann erzähl mal, welchen spannende virtuellen und hybriden Formate habt ihr bereits umgesetzt?“

Sarah: „Die ersten virtuellen Events fanden Anfang Juni statt und wir waren froh, etwas tun zu können, Unter den Umständen war es nicht einfach etwas für die Kunden zu tun. Die Verwirrung uns Sorge war sehr groß.“

Nach einigen vorsichtigen Live-Gehversuchen wurden die Rufe nach Lösungen für digitale Formate immer lauter. Die Planbarkeit für Live-Events war einfach nicht gegeben. Es ist also natürlich, dass alle umschwenken in Richtung der digitalen Formate. Kunden erwarten, dass alles so „gewohnt“ abläuft und geplant werden kann, wie wir es alle von unseren Live Formaten kennen. Aber jetzt ist die Zeit, in der sich Kunden die richtigen Berater suchen sollten. Damit auch das virtuelle Format zum Erfolg wird. DIY im Büro ist nicht die Lösung.

Best Practice-Virtuelle Events

First-Job Messe der Stuttgarter Zeitung

Die Konzeption des hybriden Events erreichte, dass Live Event und virtuelles Event optisch identisch aussahen. Das hieß, dass die virtuelle Eventumgebung exakt dem Onsite-Part nachgebildet wurde. 

Onsite wurde ein striktes Hygiene-Konzept umgesetzt. Fastlane hat ein präzises digitales Schutzkonzept, das die icherheit aller Teilnehmer gewährleistet. Übrigens auch die Daten Sicherheit!

Fastlane setzte eine Onlineregistrierung mit Zeitslotvergabe, Liveschnittstelle und Kontingentverwaltung auf. Eine Zugangskontrolle je Zeitslot mit Check-In CheckOut, Kontaktnachverfolgung und die Kontingentüberwachung in den Zeitslots inkl. Live Raum- und Belegungsüberwachung stellte die maximale Personenanzahl zur Einhaltung der Mindestabstände auf dem Gelände sicher. Zudem wurde eine Koordination der Wegeführung zum Ein- und Auslass umgesetzt.

Und virtuell hat Fastlane den Aufbau der Eventumgebung (Live Messe in der Grundstruktur) übernommen. Es wurden 40 Messestände, inkl. Chatintegration und Schulung aller Beteiligten und Referenten erstellt sowie eine Live-Stream-Einbindung der Vor-Ort-Vorträge.

Sarah: „Per Hotline haben wir den reibungslosen Ablauf für alle Messeaussteller gewährleistet. Modernes Helpdesk, würde ich sagen.“

Ich: “ Das finde ich jetzt spannend. Auch in der virtuellen Welt, brauchen wir konkrete Zuwendung und Hilfestellungen. Bei großen Veranstaltungen ist ein Help Desk auch nicht wegzudenken.“

DSAG Live

Die DSAG Live war ein rein virtuelles Event, das die Teilnehmer vom 12.-16.10.2020 virtuell mitmachen konnten oder noch 4 Wochen on demand Inhalte abrufen konnten. Das ist natürlich ein immenser Vorteil gegenüber reinen Live Veranstaltungen. Inhalte waren ein Momentum. Das ist auch sehr toll, aber die Ergänzung, dass Inhalt noch eine zeitlang abrufbar bleiben, sind einfach die Zukunft.

Motto der Veranstaltung: Zukunft mit Weitsicht – nachhaltig gewinnt erreichte insgesamt 2500 Besucher, die über den gesamten Zeitraum an der Veranstaltung mitmachten.

Ich: „Was habt ihr hier für den Kunden gemacht?“

Sarah: „Die Konzeption und den Aufbau der virtuellen Eventplattform, sowie die Erstellung von über 100 Ständen inkl. Chatintegration– darunter auch individuelle Grafikarbeiten für 20 Premiumstände. Ebenso wurden 10 thematische Ausstellungshallen mit unterschiedliche Vortrags-Schwerpunkten umgesetzt. 

Das Messeprogramm bestand aus 157 Vorträgen inklusive der Verlinkung zu den entsprechenden Partnerständen der Konferenz. Alleine zu den Vorträgen wurden über 40.000 Anmeldungen verzeichnet! 

Die 5 parallelen Streams der Bühnen-Fachvorträge und Partnervorträge wurden über GoToWebinar, der Hauptstream für die Key-Notes wurde aus der Live-Produktion eines externen AV-Dienstleisters vor Ort eingebunden.

Die Registrierung der Teilnehmer zum Event sowie den Fachvorträgen erfolgte über eine Onlineregistrierung inkl. Schnittstelle zur Eventplattform.

Und jetzt das Wichtigste: Die Durchführung einer gesicherten und rechtskonformen Mitgliederversammlung mit gesichertem Zugang nur für Mitglieder. 

Das brauchen wirklich alle Verbände! Und wir wollen mit unseren Best Practice - Virtuelle Events überzeugen. 

Zusammen sitzen Fastlane und mfe an der Konzeption einiger Formate, die 2021 in den RBH Studios stattfinden werden. Die Studios sind auf alle Fälle auch etwas für Sie! Am besten gleich anrufen.

Mehr zu den RBH Spree Studios

https://blog.mfe-berlin.com/blog/reinbeckhallen-auch-hybrid/

Reinbeckhallen- The Experience

Reinbeckhallen- The Experience

Ein besonderer Ort für besondere Veranstaltungen.

Am 29.8.19 erlebten zweihundert geladenen Gäste die Reinbeckhallen- The Experience als Inszenierung. Die Gäste wurden von der besonderen Magie des Ortes erfasst.

Bereits die Anreise mit einem CO2 neutralen Seminar Schiff bringt unsere Gäste in die richtige Stimmung. Die Besonderheit- Das Schiff legt am Kaisersteg, dem eigenen Bootsanleger der Reinbeckhallen, an. Zum Areal gehören über 300 m Spreeufer. Das ist wirklich etwas Besonderes. Einen direkten Spreezugang- Wo bekommen Sie das sonst in Berlin?

Noch auf dem Schiff verfolgten die Gäste gebannt eine Inszenierung, die wie selbstvergessen am Spreeufer der Reinbeckhallen abläuft. Unsere Inszenierungsabsicht war es- bereits von der ersten Sekunde an- die Reinbeckhallen als Kunstort erlebbar zu machen. Bryan Adams, Alicja Kwade, Jorinde Voigt, Christian Jankowski, Thomas von Stokar und Olafur Eliasson haben hier ihre Wirkungsstätten. Künstlerdichte und Kunstwerke von Weltruhm befeuern die einzigartige Atmosphäre des Industrie Areals.

Das bekannte Kammerorchester Kaiser Quartett aus Hamburg bringt mit seinen außergewöhnlichen Klängen die Luft zum Vibrieren. Auf einer weißen Outdoorbühne spielen sie Stücke von einem Album, das einen Tag später erst veröffentlicht werden wird. Wie exklusiv!

Fünf Tänzerinnen von dancevertise übersetzen die Musik in Bewegung und Emotionen. Unsere Gäste sind augenblicklich gebannt und gehen inspiriert von Bord. Reinbeckhallen- The Experience wir tauchen weiter ein.

Das Credo von mfe eventdirector ist es, starke Orte zu finden und deren besondere Eigenschaft genau herauszuarbeiten. Diese Eigenschaften bilden bei Kundenveranstaltungen den perfekten Rahmen für das jeweilige Kommunikationsziel. Besondere Augenblicke und Atmosphäre werden nicht mit Materialschlachten bei Technik und Dekobau geschaffen, sondern der Ort wirkt auf die Gäste. Seine Merkmale werden genutzt und übertragen. In Zeiten, in denen alle mehr für Nachhaltigkeit tun müssen, ist es sinnvoll, Locations passend zum Kommunikationsziel der Veranstaltung auszusuchen. Die Atmosphäre einer Veranstaltung muss wie eine zweite Haut zu der Veranstaltung passen. Es geht nicht darum, einen Ort völlig umzukrempeln und zu besetzen. Reinbeckhallen- The Experience

Die Reinbeckhallen 

gehören zum ehemaligen Industriegebiet der 1883 gegründeten AEG (Allgemeine Elektrizitäts-Gesellschaft AG) und wurde bis Anfang der 90er Jahre in der ostdeutschen Elektroindustrie genutzt. 2017 gründete Sven Herrmann die jetzigen Reinbeckhallen zur Förderung von Kunst, Kultur und Bildung. Die Stiftung Reinbeckhallen kuratiert eine wachsende Sammlung zeitgenössischer Kunst und entwickelt eigene Kunst- und Kulturprogramme. Jährlich präsentiert die Stiftung zwei langfristige Ausstellungen zeitgenössischer Kunst.

Reinbeckhallen- The Experience
Aus der Sammlung Sven Herrmann, Stiftung Reinbeckhallen

Reinbeckhallen- The Experience präsentieren die Industriehallen als gutes Beispiel für Tagesveranstaltungen mit anschließendem Dinner und Dancefloor. Wo haben Sie die Möglichkeit, Kunstwerke mit in Ihre Tagung oder Veranstaltung einzubeziehen? Auf Anfrage suchen wir Ihnen aus der Sammlung von Sven Herrmann ein passendes Werk aus. Lassen Sie Kunst sprechen und verzichten auf Dekowände. Die Kommunikationswirkungen der Reinbeckhallen steigert die Aufmerksamkeit bei Ihren Gästen. Mit Logo durchgebrandete Locations kennen alle. Erzählen Sie mehr und machen Ihren Events zum emotionalen Erlebnis, zur Experience.

Tischmapping und Wandgestaltung mit Videokunst.

Tischmapping
Tischmapping vom Videokünstler Thomas Mahnecke
Thomas Mahnecke-Videoinstallation
Eine Wand wird zum Fenster- Videoinstallation von Thomas Mahnecke
Kaiser Quartett
Konzert Kaiser Quartett

Der Videokünstler Thomas Mahnecke lebt in München und gestaltet viel für das Gärtnerplatz Theater. Wir konnten ihn dafür gewinnen, mit uns zusammen zu arbeiten. In der Eventhalle kreierte er zusammen mit Partyrent und Sven Reschke von Gans & Gar ein gemaltes Drei-Gang Menü. Die Gäste waren verblüfft und haben immer wieder die Teller vom Tisch genommen…. Verblüffen könnten wir die Gäste auch mit der Bespielung der Wand im Art Lab. Die raue Industriewand wird zum Fenster und eröffnet einen weiten Blick. Zum vierzigminütigen Konzert des Kaiser Quartett gestaltete Thomas Mahnecke wechselnde visuelle Inhalte. Allen Gästen war klar, hierhin wollen sie wiederkommen.

Reinbeckhallen- The Experience
Gäste, Samuel Zach von mfe eventdirector, Stephan Mahnecke & Lukas Thoben von Partyrent

Reinbeckhallen- The Experience

Das Team der Reinbeckhallen stellte sich mit seiner Gesamtinszenierung den 200 geladenen Gästen aus Politik, Medien, Eventwirtschaft und Unternehmen vor. In Zukunft fungiert das Team auch als verlässlicher Partner für Ihre Veranstaltung. Die herausragende Besonderheit des Ortes muss geschützt und bewährt werden, deshalb ist es sinnvoll, auf das bestehende Team zurück zu greifen. Die Reinbeckhallen wollen immer eine Experience bleiben und nicht nach wenigen Jahren zum austauschbaren Ort werden.

Kreiert wurde der Abend von- mfe eventdirector, Gans & Gar Catering, Partyrent, ma ma production, doo & fastlane.

Machen Sie Ihren nächsten Event auch zur Experience. Vertrauen Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Reinbeckhallen- The Experience
Seminarschiff in Sicht

Reinbeckhallen
Wir legen am eigenen Bootssteg an
Reinbeckhallen- The Experience
Berühmtes Kaiser Quartett
Reinbeckhallen- The Experience
Getanzte Emotionen-dancevertise
Reinbeckhallen- The Experience
Eventuelle in der Ausstattung von Partyrent
Reinbeckhallen- The Experience
Sven Reschke von Gans & Gar Catering
Lecker
Eventuelle
Dinner in der Eventhalle
Partyrent Möbelkonzept
Neue Möbel

mfe_doo_fastlane

Hospitality- & Guestmanagement

Das Thema Hospitality- & Guestmanagement wird aus unserer Erfahrung oft stiefmütterlich behandelt.

Dabei sind uns allen die Gäste doch das Wichtigste. Um sie dreht sich schließlich alles.

Partnerschaft

Gemeinsam mit mfe event coach, doo smart event automation  und FastLane Guestmanagement können Sie Ihr nächstes Event verbessern.

Unser Partner doo smart event automation kann alles im Bereich Online Teilnehmer Management. damit sind alle wichtigen Steps von der Einladung, Ticketing, Teilnehmer Management, Evaluation u.ä. gemeint.

Alle Bereiche sind kinderleicht zu bedienen und in time abrufbar und zu bearbeiten.

Mit doo smart event automation bearbeiten Sie Ihren Kongress, die Konferenz oder die Veranstaltung bis zum Punkt an dem es dann Realität wird. Onsite unterstützt Sie dann FastLane Gunstmanagement. Die Kollegen können alles von der Datenintegration von doo, Badgeting, Track & Trace, Gesichtserkennung und die Steuerung der Teilnehmer über eine Event App.

Ihr Vorteil- Ihre Daten und Informationen gehen nicht in einem Systembruch verloren oder müssen umständlich eingespielt werden.

FastLane Gunstmanagement bekommt alle relevanten Daten von doo und ist Ihr Ansprechpartner Onsite.

mfe event coach sind leidenschaftliche Gastgeber und Inszenatoren von dramaturgisch sehr gut aufgebauten Veranstaltungen. Hospitality- & Guestmanagement sind entscheidende Element in unserer Inszenierung.

Roadshow

Für uns ein Grund mit unseren Partner doo smart event automation  und FastLane Gunstmanagement eine Roadshow zu gestalten, bei der wir Ihnen kerne die Vorteile auf den Punkt bringen.

Am 25. & 26.10.18 war die Roadshow gerade in Berlin. Wir kommen wieder. Voraussichtlich im März 2019.

In Eins-zu-Eins Gesprächen erleben Sie was es heißt- Feel your Event!

More about

doo: https://doo.net/de/index.html

FastLane: https://blog.mfe-berlin.com/perfektes-teilne…t-fuer-den-event/

Hospitality- & Guestmanagement

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