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Gründe warum die Gestaltung der Empfangssituation beim Event so wichtig ist.

Bringen Sie Ihre Gäste schon am Eingang in die richtige Stimmung für eine erfolgreiche Veranstaltung. Dabei verstehen wir unter Eingang, die erste Situation bei der unserer Gäste mit der Veranstaltung in Kontakt kommen. Das muss nicht erst die Eingangstür und Garderobe sein, sondern der erste Kontakt ist oft schon viel früher. Es kann beispielsweise der Parkplatz, die Haltestelle des Shuttle Busses sein. 

Der erste Eindruck zählt. 

Versetzen Sie sich mal selbst in die Situation als Gast. Was wäre wenn,

• Sie die Stadt nicht kennen, in der das Event stattfindet. 
• Sie kennen die anderen Teilnehmer nicht oder aber auch sehr gut. 
• Sie sind müde, hungrig oder aber auch sehr erwartungsvoll.
• Sie haben schon alles oder noch gar nicht so viel gesehen und miterlebt.

Wir könnten hier noch viele weitere Gefühlszustände aufzählen, aber ich denke, Sie wissen auf was wir hinauswollen.

Es geht um die Antizipation von Gefühlen und daraus resultierenden Reaktionen. Wir wollen das bei einer guten Eventgestaltung vorwegnehmen und simulieren die Situation des Gastes, um uns besser einfühlen zu können. 

Reaktionen verstehen 

Woher kommen unsere Gefühle und Reaktionen? Oft haben wir auf diese Frage keine Antwort. Sie schienen plötzlich „da“ zu sein. Dabei fallen Gefühle oder Reaktionen nicht einfach so vom Himmel. Ursachen für Gefühlszustände sind Bewertungen der Situation, in der wir uns befinden. Bewertungen entstehen, wenn wir das Wahrgenommene zu interpretieren und verstehen versuchen. Bewertungen sind also unsere Gedanken, die wir uns zu unseren Wahrnehmungen machen. 

Der erste Eindruck zählt. 

Wir können als Eventgestalter viel tun, um Gefühle in positive Wahrnehmungen der Veranstaltung gegenüber zu verwandeln. Überlegen Sie sich, was der erste „Kontaktpunkt“ ihrer Gäste mit dem Live-Eventgeschehen ist. Wir meinen jetzt nicht das Einladungsprocedere. Das ist noch mal ein eigener Touchpoint für sich.

Ist es der Busshuttle, die Ankunftssituation an der Location oder ist es die Einlasskontroll, Garderobe oder wirklich der erste Schritt in die Location. Wichtig ist, dass Sie den Punkt definieren und passend zum Konzept gestalten. Und der erste Eindruck zählt wirklich –denn ein gut organisierter Empfang sorgt für eine entspannte und positive Stimmung unter den Gästen.

Der erste Eindruck zählt. 

Der Empfang der Gäste ist wie die Begegnung mit einem potenziellen Neukunden. Hier legen wir den Grundpfeiler der Botschaft, die sich beim Gast verankern soll und mit der er auch nach Hause gehen soll. Wenn eine Firma sich im Geschäftsleben mit einem herausragenden Service positioniert, dann sollte diese Firma schon beim Empfang der Gäste dafür sorgen, dass man diesen Servicegedanken spürt und sieht.

Gäste erkennen sehr schnell wie herzlich und mit welchem Respekt der Gastgeber seine Gäste empfängt und ob eine Veranstaltung z. B. nachhaltig ausgerichtet ist oder besonders fantasievoll und ob die Veranstaltung organisatorisch gut aufeinander abgestimmt ist und der Gast sich schnell orientieren kann, sich schnell wohlfühlt und einfach ins Gespräch kommt. 

Das alles wird automatisch mit dem Gastgeber verknüpft, ob der Gastgeber das will oder nicht. Und gerade deshalb sollte sich jeder Gastgeber dessen bewusst sein und die Möglichkeiten für sich nutzen seine Ziele und Botschaften bewusst zu setzen – vom Empfang bis zum Abschied des Gastes.

Zum Schluss einige Tipps:

• Welcome Reception ist eine gute Gelegenheit, um Gäste, Kollegen und Kunden wertschätzend zu begrüßen.
• Zu einem perfekten Empfang zählt, neben dem Einsatz von speziell auf die Empfangssituation geschultem Personal, natürlich auch eine optisch ansprechende Gestaltung sowie eine Umsetzung, die einen effizienten und angenehmen Check-in der Gäste ermöglicht. 
• Bleiben Sie bereits zu Beginn in Erinnerung Ihrer Gäste.
• https://blog.mfe-berlin.com/blog/eine-location-perfekt-bespielen/
• https://blog.mfe-berlin.com/perfektes-teilnehmer-management-fuer-den-event/

Viel Erfolg beim nächsten Event!