Memory rings der etwas andere Jahresrückblick von mfe eventdirector. Im Englischen nennt man sie „Memory Rings“. Lässt man eine Kerze nicht lange genug brennen, verflüssigt sich nur ein kleiner Teil des Wachses. Bläst man die Kerze dann aus, entstehen hässliche Kreise, die beim nächsten Anzünden dazu führen, dass die Kerze nur am Docht tunnelartig herunterbrennt.
So oder ähnlich ist es der gesamten Event Branche ab Februar 2020 ergangen. Die allgemeine Panik in Bezug auf das Virus waren hoch und panikartig wurden Veranstaltungen storniert. Für alle kam das überraschend, weil alle einen sehr guten und teilweise auch ungewöhnlichen Start im Januar 2020 hatten. Die Auftragsbücher waren sehr gefüllt. Wir erinnern uns an tolle Veranstaltungen wie Porsche, Deutsche Krebshilfe, Pfizer u.ä.
Memory rings
Stornierungen sind wie das plötzliche Ausblasen einer Kerze, die nicht lange genug gebrannt hat. Die Arbeit war in den meisten Fällen ja bereits getan. Manche unterschätzen die Produktionszyklen bei einem Event. Der Event selber ist ja eigentlich das Momentum eines langen Planungs- und Konzeptionsprozesses. Die Arbeit ist also getan, das Momentum tritt nicht ein. Es bleiben hässliche Flecken…
Memory rings
Zurück zur Kerze. Damit sich das volle Aroma einer Duftkerze entfalten kann, sollte sie lange genug brennen. In Zahlen: Eine Kerze sollte für 2,5 cm per Diameter jeweils eine Stunde brennen. So hat die Kerze Zeit, genug Wachs zu verflüssigen und das volle Aroma zu entwickeln. So verhindert ihr auch einen unschönen „Memory Ring“, der verursacht, dass die Kerze in die tiefe brennt, und nicht gleichmäßig abbrennt.
Weinfass, roter Teppich
Das Weinfass steht in unserem Produktionskeller in der Arminius Markthalle. Aufgrund der behördlichen Anordnung sind alle Restaurants geschlossen. Ein trauriger Anblick. Besonders in der Weihnachtszeit. In den vergangenen Jahren haben wir so manches rauschende Fest gefeiert.
Kürzlich habe ich Sarah Schiffer-Adam interviewt. Sie ist Key Account und Marketing Chefin bei @fastlane-Guestmanagement GmbH mit Sitz in Bonn und seit November auch mit einem Büro in Berlin. Ich will mehr wissen, wie das Jahr bei Fastlane gelaufen ist.
Virtuelle Events sind der Trend. Die Pandemie hat Live Events völlig ausgebremst. Im Home Office haben sehr viele mit virtuellen Meetings zu tun, so war der Schritt absehbar. In dem Blog Post geht es um zwei Best Practices für virtuelle und hybride Formate.
RBH Spree Studios
In Berlin arbeiten wir jetzt endlich ganz eng mit Fastlane zusammen, denn seit kurzem ist das Berliner Büro auf dem Reinbeckhallen Areal eröffnet. mfe eventdirector hat hier auch seine neue Heimat gefunden. Gemeinsam werden wir den Ort weiter zu den RBH Spree Studios entwickeln. Sie können erwarten: Professionelle technische Lösungen mit viel Kreation & tolle RBH Spree Studios.
Auf das Jahr zurückblicken
Also Sarah stöhnt und berichtet mir von dem Jahr 2020, wie sie es erlebt hat: „Was für ein Jahr!“ Ich frage: „Ist es nicht zu früh für den Jahresrückblick?“
Ich: „Also Sarah dann erzähl mal, welchen spannende virtuellen und hybriden Formate habt ihr bereits umgesetzt?“
Sarah: „Die ersten virtuellen Events fanden Anfang Juni statt und wir waren froh, etwas tun zu können, Unter den Umständen war es nicht einfach etwas für die Kunden zu tun. Die Verwirrung uns Sorge war sehr groß.“
Nach einigen vorsichtigen Live-Gehversuchen wurden die Rufe nach Lösungen für digitale Formate immer lauter. Die Planbarkeit für Live-Events war einfach nicht gegeben. Es ist also natürlich, dass alle umschwenken in Richtung der digitalen Formate. Kunden erwarten, dass alles so „gewohnt“ abläuft und geplant werden kann, wie wir es alle von unseren Live Formaten kennen. Aber jetzt ist die Zeit, in der sich Kunden die richtigen Berater suchen sollten. Damit auch das virtuelle Format zum Erfolg wird. DIY im Büro ist nicht die Lösung.
Best Practice-Virtuelle Events
First-Job Messe der Stuttgarter Zeitung
Die Konzeption des hybriden Events erreichte, dass Live Event und virtuelles Event optisch identisch aussahen. Das hieß, dass die virtuelle Eventumgebung exakt dem Onsite-Part nachgebildet wurde.
Onsite wurde ein striktes Hygiene-Konzept umgesetzt. Fastlane hat ein präzises digitales Schutzkonzept, das die icherheit aller Teilnehmer gewährleistet. Übrigens auch die Daten Sicherheit!
Stuttgart- First Job Messe
Fastlane setzte eine Onlineregistrierung mit Zeitslotvergabe, Liveschnittstelle und Kontingentverwaltung auf. Eine Zugangskontrolle je Zeitslot mit Check-In CheckOut, Kontaktnachverfolgung und die Kontingentüberwachung in den Zeitslots inkl. Live Raum- und Belegungsüberwachung stellte die maximale Personenanzahl zur Einhaltung der Mindestabstände auf dem Gelände sicher. Zudem wurde eine Koordination der Wegeführung zum Ein- und Auslass umgesetzt.
Und virtuell hat Fastlane den Aufbau der Eventumgebung (Live Messe in der Grundstruktur) übernommen. Es wurden 40 Messestände, inkl. Chatintegration und Schulung aller Beteiligten und Referenten erstellt sowie eine Live-Stream-Einbindung der Vor-Ort-Vorträge.
Sarah: „Per Hotline haben wir den reibungslosen Ablauf für alle Messeaussteller gewährleistet. Modernes Helpdesk, würde ich sagen.“
Ich: “ Das finde ich jetzt spannend. Auch in der virtuellen Welt, brauchen wir konkrete Zuwendung und Hilfestellungen. Bei großen Veranstaltungen ist ein Help Desk auch nicht wegzudenken.“
DSAG Live
Die DSAG Live war ein rein virtuelles Event, das die Teilnehmer vom 12.-16.10.2020 virtuell mitmachen konnten oder noch 4 Wochen on demand Inhalte abrufen konnten. Das ist natürlich ein immenser Vorteil gegenüber reinen Live Veranstaltungen. Inhalte waren ein Momentum. Das ist auch sehr toll, aber die Ergänzung, dass Inhalt noch eine zeitlang abrufbar bleiben, sind einfach die Zukunft.
Motto der Veranstaltung: Zukunft mit Weitsicht – nachhaltig gewinnt erreichte insgesamt 2500 Besucher, die über den gesamten Zeitraum an der Veranstaltung mitmachten.
Ich: „Was habt ihr hier für den Kunden gemacht?“
Sarah: „Die Konzeption und den Aufbau der virtuellen Eventplattform, sowie die Erstellung von über 100 Ständen inkl. Chatintegration– darunter auch individuelle Grafikarbeiten für 20 Premiumstände. Ebenso wurden 10 thematische Ausstellungshallen mit unterschiedliche Vortrags-Schwerpunkten umgesetzt.
Das Messeprogramm bestand aus 157 Vorträgen inklusive der Verlinkung zu den entsprechenden Partnerständen der Konferenz. Alleine zu den Vorträgen wurden über 40.000 Anmeldungen verzeichnet!
Die 5 parallelen Streams der Bühnen-Fachvorträge und Partnervorträge wurden über GoToWebinar, der Hauptstream für die Key-Notes wurde aus der Live-Produktion eines externen AV-Dienstleisters vor Ort eingebunden.
Die Registrierung der Teilnehmer zum Event sowie den Fachvorträgen erfolgte über eine Onlineregistrierung inkl. Schnittstelle zur Eventplattform.
Und jetzt das Wichtigste:Die Durchführung einer gesicherten und rechtskonformen Mitgliederversammlung mit gesichertem Zugang nur für Mitglieder. Das brauchen wirklich alle Verbände! Und wir wollen mit unseren Best Practice - Virtuelle Events überzeugen.
Zusammen sitzen Fastlane und mfe an der Konzeption einiger Formate, die 2021 in den RBH Studios stattfinden werden. Die Studios sind auf alle Fälle auch etwas für Sie! Am besten gleich anrufen.
Remote Work, arbeiten an verschiedenen Standorten, die Pandemie, es gibt einige Gründe, die Unternehmens Weihnachtsfeier dieses Jahr virtuell stattfinden zu lassen. Hört sich zuerst nach Verzicht und Spaßbremse an. Wie soll das gehen mit dem Wir Gefühl? Wie soll man zusammen kommen, lachen, essen, trinken, Spaß haben, um das Jahr einfach mal hinter sich lassen. Die Erzeugung eines digitalen Wir-Gefühls ist jetzt gefragter, denn je.
Stimmungsvoll
Wirkungsvoll einladen
Das Wir Gefühl erzeugen wir mit wirkungsvoller Inszenierung. Zuerst kommt die Einladung. Es ist jetzt wirklich wichtig, sich Gedanken über die Einladung zu machen. Auf keinen Fall einfach mit einer langweiligen Kalendereinladung auf die Mitarbeiter zugehen. Das erinnert nur an ein Arbeitsmeeting. Und die Feier soll ja schließlich eine Auszeit von der Arbeit sein. Die Einladung muss so toll sein, dass sie auch Skeptiker abholt. Die, die denken, das wird doch nichts mit der virtuellen Feier.
Die Einladung kann ein digitales Format haben noch besser aber ist eine richtig gedruckte Einladung. Oldschool? Nein, wirkungsvoll. Die Mitarbeiter finden zu Hause eine toll gestaltete Einladung im Briefkasten. Sie spüren, dass man wirklich an sie denkt und sich Mühe gibt.
Virtuelle Weihnachtsfeiern
Gerade bei einem virtuellen Event ist das Bildhafte wichtig. Bittet euer Gäste deshalb sich etwas Passendes zu überlegen. Das kann festlich sein oder ihr vergebt ein Motto. Während der Feier könnt ihr eine Abstimmung machen, welche Person das beste Weihnachtsparty-Outfit trägt und virtuelle Preise vergeben.
Das Essen spielt bei den meisten Events eine große Rolle, natürlich auch bei der Weihnachtsfeier. Und bei der virtuellen Weihnachtsfeier erst recht. Wir verschicken an die Gäste zum Beispiel im Vorfeld Genusspakete. Entweder enthalten Sie Utensilien für einen gemeinsamen Kochkurs oder aber Wein, Schokolade, Reschkes Weihnachtsstollen und andere Überraschungen aus unserem beauty and respect Angebot.
Virtuelle Weihnachtsfeiern mit unserem Spitzenkoch Sven Reschke von Gans & Gar Catering Berlin sind ein Erlebnis. Sven ist einfach ein kreativer Koch, der auch gut vor der Kamera performt. Bei einem Kochkurs mit Sven Reschke zeigt er Schritt für Schritt, wie das Essen zum Erlebnis wird. Die Gäste kochen zu Hause mit. Alle Zutaten haben sie vorher per Paket nach Hause geschickt bekommen. Wir kümmern uns um den Reibungslosen Versandt. Viel Spaß beim Planen der virtuellen Weihnachtsfeier!
