Best Practice-Virtuelle Events

Best Practice-Virtuelle Events

Kürzlich habe ich Sarah Schiffer-Adam interviewt. Sie ist Key Account und Marketing Chefin bei @fastlane-Guestmanagement GmbH mit Sitz in Bonn und seit November auch mit einem Büro in Berlin. Ich will mehr wissen, wie das Jahr bei Fastlane gelaufen ist.

Virtuelle Events sind der Trend. Die Pandemie hat Live Events völlig ausgebremst. Im Home Office haben sehr viele mit virtuellen Meetings zu tun, so war der Schritt absehbar. In dem Blog Post geht es um zwei Best Practices für virtuelle und hybride Formate.

RBH Spree Studios

In Berlin arbeiten wir jetzt endlich ganz eng mit Fastlane zusammen, denn seit kurzem ist das Berliner Büro auf dem Reinbeckhallen Areal eröffnet. mfe eventdirector hat hier auch seine neue Heimat gefunden. Gemeinsam werden wir den Ort weiter zu den RBH Spree Studios entwickeln. Sie können erwarten: Professionelle technische Lösungen mit viel Kreation & tolle RBH Spree Studios.

Auf das Jahr zurückblicken

Also Sarah stöhnt und berichtet mir von dem Jahr 2020, wie sie es erlebt hat: „Was für ein Jahr!“ Ich frage: „Ist es nicht zu früh für den Jahresrückblick?“

Nein, denn Vol. 2 des Lockdowns (auch wenn er notwenig ist) hat die zarten Pflanzen der Live-Events wieder in den Winterschlaf geschickt. Die erfolgreiche Live-Schuhmesse in Düsseldorf aus dem August ist schon wieder nicht mehr vorstellbar. https://www.fastlane-gmbh.de/2020/09/16/best-practice-events-mit-vielen-gästen-gehen-doch/

Ich: „Also Sarah dann erzähl mal, welchen spannende virtuellen und hybriden Formate habt ihr bereits umgesetzt?“

Sarah: „Die ersten virtuellen Events fanden Anfang Juni statt und wir waren froh, etwas tun zu können, Unter den Umständen war es nicht einfach etwas für die Kunden zu tun. Die Verwirrung uns Sorge war sehr groß.“

Nach einigen vorsichtigen Live-Gehversuchen wurden die Rufe nach Lösungen für digitale Formate immer lauter. Die Planbarkeit für Live-Events war einfach nicht gegeben. Es ist also natürlich, dass alle umschwenken in Richtung der digitalen Formate. Kunden erwarten, dass alles so „gewohnt“ abläuft und geplant werden kann, wie wir es alle von unseren Live Formaten kennen. Aber jetzt ist die Zeit, in der sich Kunden die richtigen Berater suchen sollten. Damit auch das virtuelle Format zum Erfolg wird. DIY im Büro ist nicht die Lösung.

Best Practice-Virtuelle Events

First-Job Messe der Stuttgarter Zeitung

Die Konzeption des hybriden Events erreichte, dass Live Event und virtuelles Event optisch identisch aussahen. Das hieß, dass die virtuelle Eventumgebung exakt dem Onsite-Part nachgebildet wurde. 

Onsite wurde ein striktes Hygiene-Konzept umgesetzt. Fastlane hat ein präzises digitales Schutzkonzept, das die icherheit aller Teilnehmer gewährleistet. Übrigens auch die Daten Sicherheit!

Fastlane setzte eine Onlineregistrierung mit Zeitslotvergabe, Liveschnittstelle und Kontingentverwaltung auf. Eine Zugangskontrolle je Zeitslot mit Check-In CheckOut, Kontaktnachverfolgung und die Kontingentüberwachung in den Zeitslots inkl. Live Raum- und Belegungsüberwachung stellte die maximale Personenanzahl zur Einhaltung der Mindestabstände auf dem Gelände sicher. Zudem wurde eine Koordination der Wegeführung zum Ein- und Auslass umgesetzt.

Und virtuell hat Fastlane den Aufbau der Eventumgebung (Live Messe in der Grundstruktur) übernommen. Es wurden 40 Messestände, inkl. Chatintegration und Schulung aller Beteiligten und Referenten erstellt sowie eine Live-Stream-Einbindung der Vor-Ort-Vorträge.

Sarah: „Per Hotline haben wir den reibungslosen Ablauf für alle Messeaussteller gewährleistet. Modernes Helpdesk, würde ich sagen.“

Ich: “ Das finde ich jetzt spannend. Auch in der virtuellen Welt, brauchen wir konkrete Zuwendung und Hilfestellungen. Bei großen Veranstaltungen ist ein Help Desk auch nicht wegzudenken.“

DSAG Live

Die DSAG Live war ein rein virtuelles Event, das die Teilnehmer vom 12.-16.10.2020 virtuell mitmachen konnten oder noch 4 Wochen on demand Inhalte abrufen konnten. Das ist natürlich ein immenser Vorteil gegenüber reinen Live Veranstaltungen. Inhalte waren ein Momentum. Das ist auch sehr toll, aber die Ergänzung, dass Inhalt noch eine zeitlang abrufbar bleiben, sind einfach die Zukunft.

Motto der Veranstaltung: Zukunft mit Weitsicht – nachhaltig gewinnt erreichte insgesamt 2500 Besucher, die über den gesamten Zeitraum an der Veranstaltung mitmachten.

Ich: „Was habt ihr hier für den Kunden gemacht?“

Sarah: „Die Konzeption und den Aufbau der virtuellen Eventplattform, sowie die Erstellung von über 100 Ständen inkl. Chatintegration– darunter auch individuelle Grafikarbeiten für 20 Premiumstände. Ebenso wurden 10 thematische Ausstellungshallen mit unterschiedliche Vortrags-Schwerpunkten umgesetzt. 

Das Messeprogramm bestand aus 157 Vorträgen inklusive der Verlinkung zu den entsprechenden Partnerständen der Konferenz. Alleine zu den Vorträgen wurden über 40.000 Anmeldungen verzeichnet! 

Die 5 parallelen Streams der Bühnen-Fachvorträge und Partnervorträge wurden über GoToWebinar, der Hauptstream für die Key-Notes wurde aus der Live-Produktion eines externen AV-Dienstleisters vor Ort eingebunden.

Die Registrierung der Teilnehmer zum Event sowie den Fachvorträgen erfolgte über eine Onlineregistrierung inkl. Schnittstelle zur Eventplattform.

Und jetzt das Wichtigste: Die Durchführung einer gesicherten und rechtskonformen Mitgliederversammlung mit gesichertem Zugang nur für Mitglieder. 

Das brauchen wirklich alle Verbände! Und wir wollen mit unseren Best Practice - Virtuelle Events überzeugen. 

Zusammen sitzen Fastlane und mfe an der Konzeption einiger Formate, die 2021 in den RBH Studios stattfinden werden. Die Studios sind auf alle Fälle auch etwas für Sie! Am besten gleich anrufen.

Mehr zu den RBH Spree Studios

https://blog.mfe-berlin.com/blog/reinbeckhallen-auch-hybrid/

Virtuelle Weihnachtsfeiern

Virtuelle Weihnachtsfeiern

Remote Work, arbeiten an verschiedenen Standorten, die Pandemie, es gibt einige Gründe, die Unternehmens Weihnachtsfeier dieses Jahr virtuell stattfinden zu lassen. Hört sich zuerst nach Verzicht und Spaßbremse an. Wie soll das gehen mit dem Wir Gefühl? Wie soll man zusammen kommen, lachen, essen, trinken, Spaß haben, um das Jahr einfach mal hinter sich lassen. Die Erzeugung eines digitalen Wir-Gefühls ist jetzt gefragter, denn je.

Stimmungsvoll

Virtuelle Weihnachtsfeiern

Wirkungsvoll einladen

Das Wir Gefühl erzeugen wir mit wirkungsvoller Inszenierung. Zuerst kommt die Einladung. Es ist jetzt wirklich wichtig, sich Gedanken über die Einladung zu machen. Auf keinen Fall einfach mit einer langweiligen Kalendereinladung auf die Mitarbeiter zugehen. Das erinnert nur an ein Arbeitsmeeting. Und die Feier soll ja schließlich eine Auszeit von der Arbeit sein. Die Einladung muss so toll sein, dass sie auch Skeptiker abholt. Die, die denken, das wird doch nichts mit der virtuellen Feier.

Virtuelle Weihnachtsfeiern

Die Einladung kann ein digitales Format haben noch besser aber ist eine richtig gedruckte Einladung. Oldschool? Nein, wirkungsvoll. Die Mitarbeiter finden zu Hause eine toll gestaltete Einladung im Briefkasten. Sie spüren, dass man wirklich an sie denkt und sich Mühe gibt.

Virtuelle Weihnachtsfeiern

Gerade bei einem virtuellen Event ist das Bildhafte wichtig. Bittet euer Gäste deshalb sich etwas Passendes zu überlegen. Das kann festlich sein oder ihr vergebt ein Motto. Während der Feier könnt ihr eine Abstimmung machen, welche Person das beste Weihnachtsparty-Outfit trägt und virtuelle Preise vergeben.

Virtuelle Weihnachtsfeiern

Das Essen spielt bei den meisten Events eine große Rolle, natürlich auch bei der Weihnachtsfeier. Und bei der virtuellen Weihnachtsfeier erst recht. Wir verschicken an die Gäste zum Beispiel im Vorfeld Genusspakete. Entweder enthalten Sie Utensilien für einen gemeinsamen Kochkurs oder aber Wein, Schokolade, Reschkes Weihnachtsstollen und andere Überraschungen aus unserem beauty and respect Angebot.

https://www.beautyandrespect.berlin

Virtuelle Weihnachtsfeiern mit unserem Spitzenkoch Sven Reschke von Gans & Gar Catering Berlin sind ein Erlebnis. Sven ist einfach ein kreativer Koch, der auch gut vor der Kamera performt. Bei einem Kochkurs mit Sven Reschke zeigt er Schritt für Schritt, wie das Essen zum Erlebnis wird. Die Gäste kochen zu Hause mit. Alle Zutaten haben sie vorher per Paket nach Hause geschickt bekommen. Wir kümmern uns um den Reibungslosen Versandt. Viel Spaß beim Planen der virtuellen Weihnachtsfeier!

Sven Reschke im Test Labor 😉
Deutscher Preis für Wirtschaftskommunikation als Stream

Deutscher Preis für Wirtschaftskommunikation als Stream

Die Corona Pandemie hat auch die Organisatoren des Deutschen Preis für Wirtschaftskommunikation 2020 zu einem neuen Format veranlasst. Ursprünglich als Live Event mit 500 Gäste geplant wurde daraus ein Stream live aus den Reinbeckhallen, Berlin.

Der Deutsche Preis für Wirtschaftskommunikation hat bereits Tradition. Seit 2001 werden Unternehmen ausgezeichnet, die durch überragende, zielorientierte und wirksame Wirtschaftskommunikation ausgefallen sind. Und das sind nicht immer die Global Player mit namhafter Agentur. Auch kleine Unternehmen und regionale Agenturen haben auf den begehrten Preis eine gute Chance, wenn ihre Kampagne innovativ und kreativ ist.

Deutscher Preis für Wirtschaftskommunikation als Stream

Das charmante am DPWK ist die Jury. Sie besteht nämlich aus den Studierenden der Hochschule für Technik und Wirtschaft, Berlin. Fachlich werden die jungen Juroren von Branchenexperten begleitet und das Ganze funktioniert lobbyfrei!

Innovation und Kreativität konnten die studentischen Organisatoren dann gleich bei ihrem ersten Live-Stream unter Beweis stellen. Herausgekommen ist eine tolle Award Verleihung mit sieben Kategorien:

brand & product communication

corporate communication​

employer communication

event & live communication

content marketing

digital customer experience

social business communication

Deutscher Preis für Wirtschaftskommunikation als Stream

Die Award Verleihung fand im Setting einer WG statt. Im ArtLab der Reinbeckhallen war ein WG-Set aufgebaut. Das Dekoteam hat ganze Arbeit geleistet. Der Deutsche Preis für Wirtschaftskommunikation hatte unter anderen Porta als Sponsor. So war die gesamte WG Ausstattung von Porta geliefert worden.

Mit dem Event haben wir es bewiesen- Die Reinbeckhallen eigen sich auch gut für Streaming Events. Der Charakter der drei verschiedenen Hallen lässt viel Kreativität zu. Um alle Mitwirkenden zu schützen, hatten wir für alle Tage (Auf-/Abbau, Proben & Live Streaming) ein ausgearbeitetes und auf den Event abgestimmtes Hygienekonzept. RBH als Location:

https://rbh.berlin

Der versierte (Award)- Moderator Aljoscha Höhn führte witzig durch den Abend, indem er von WG-Zimmer zu WG-Zimmer ging. In jedem Raum warteten zwei Laudatoren mit dem Preis für eine Kategorie. Die Nominierten waren per Stream zugeschaltet.

Schaut es euch einfach selber an Vorhang auf für den Deutschen Preis für Wirtschaftskommunikation 2020 in den Reinbeckhallen: 

Plädoyer für Live Events

Plädoyer für Live Events

Die Woche hat gut angefangen. Endlich hatten wir nicht nur wieder eine Site Inspection, sondern sogar ein Probeessen in der Arminius Markthalle. Deshalb hier unser Plädoyer für Live Events.

Wir waren alle etwas aufgeregt, die Kunden und auch wir. Man begegnet sich in gebührendem Abstand, winkt sich zur Begrüßung zu, behält den Mund-Nasen-Schutz bei der gesamten Site Inspection auf, wäscht & desinfiziert sich die Hände und sitzt dann in den „Familien-Gruppen“ am Tisch.

Die Kunden sind ein international aufgestelltes Institut aus dem Food Bereich. Im Januar 2021 soll die Veranstaltung stattfinden. Für alle ist klar, dass es nur entweder eine Live Veranstaltung geben kann oder keine. Die Kunden sind die (täglichen) virtuellen Meetings leid und glauben nicht an hybride Konzepte. Finden wir gut. Wir wollen auch endlich wieder richtig loslegen. 

Plädoyer für Live Events

Das Schreckensszenario aus der Anfangsphase der Pandemie darf nicht mehr alle Entscheidungen bestimmen bzw. auch als Ausrede für Costcutting in Unternehmen gelten, die jetzt noch Events absagen mit der Begründung, man weiß auch nicht wie es so mit Corona weitergeht. Dabei ist es jetzt an der Zeit sich wieder live zu treffen. Wir können nicht alles digital erledigen.

Dabei sind wir jetzt alle gefragt unsere Umgebung und Realität wiederaufzubauen und zu gestalten. Alle Menschen sind ständig von Bakterien, Viren, Pilzen und Keimen umgeben. Wir müssen lernen damit zu leben.

Als Hygienebeauftragte für Kunst, Kultur, Veranstaltungen habe ich jetzt einen geschulten Blick für das Notwendige, das alle beim Event schützen kann.

Neue Konzepte entwickeln

Zurück zu unserem Kundentermin mit Probeessen. Es wurde ein wunderbarer Abend, der vier Stunden gedauert hat. Sechs Menschen sitzen am Tischen, essen & trinken gemeinsam und tauschen sich aus.

Das ist es im Kern ja auch bei einer Veranstaltung. Man bekommt neue Impulse, setzt sich mit anderen Perspektiven auseinander.

Wir besprechen unser Hygienekonzept für die Arminius Markthalle. Allen ist klar, dass man in diesen Zeiten nicht mit „fertigen Konzepten“ in eine Location kommt, sondern dass alle Beteiligten gemeinsam den Ablauf der Veranstaltung entwickeln.

Damit bin ich natürlich in einem Element. Es geht nicht mehr um die ewig gleichen Abläufe, die schon in Stein gemeißelt sind, sondern endlich müssen alle wieder nachdenken und den Event auch vom Gast ausgesehen denken. Wie schaffe ich es, dass der Gast überhaupt kommt? Wie fühlt es sich während des gesamten Zeitraums inklusive Anreise sicher? Was soll er erleben? 

Plädoyer für Live Events

Es ist interessant darüber nachzudenken, wenn 15 Gäste aus USA, 20 aus Brasilien, 12 aus Chile und 6 aus Hongkong kommen. Alle restlichen Gäste kommen aus Europa. Gehen wir davon aus, dass es im Januar keine Einreisebestimmungen mehr gibt, die eine 14 tägige Quarantäne erforderlich machen, dann wäre es doch sinnvoll, wenn die Gäste rechtzeitig vor Abflug nach Berlin auf das Virus getestet würden. Sind sie gesund fliegen sie nach Berlin, hier werden sie dann bei Ankunft und auch dem späteren Rückflug wieder getestet. Das ist doch dann sogar ein USP, finden wir. Deutschland ist gut mit der Pandemie umgegangen, hat ein hervorragendes Gesundheitssystem und lädt jetzt wieder die Welt ein, zu kommen.

Es gibt bereits Überlegungen das Publikum bei Fußballspielen zu testen, warum dann nicht die Gäste von Business Events?

Wir brauchen wieder Normalität die sich aus Tests, Schutz-Apps, Selbstschutz, Verantwortung gegenüber den Mitmenschen und guten Hygienekonzepten zusammensetzt.

Shanghai zu Gast im Pop Up der Arminius Markthalle
Essen verbindet

Wieder nachdenken über Kommunikation

Wir sollten jetzt gemeinsam die Krise nachhaltig überwinden. Wir zitieren hier aus der Ad-hoc Stellungnahme der Leopoldina vom 13.4.20: „Es gibt in Deutschland ein vergleichsweise geringes individuelles Risiko zu erkranken, die Ausbreitung einer ungebremsten Ausbreitung ist aber gegeben. Dieses systemische Risiko, das vom individuellen Risiko klar unterschieden werden muss, ist der wesentliche Grund dafür, dass die Gesellschaft Schutzmaßnahmen ergreifen muss.

Verständliche Kommunikation steigert nicht nur die Vorhersagbarkeit und Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit, sondern verbessert ebenso den Umgang mit Risiken. Das Leben mit Risiken gehört zum Alltag, auch wenn wir uns das sonst nicht bewusst machen. Menschen können erheblich besser mit Risiken umgehen, wenn sie angemessen informiert werden. Risiken werden als besonders bedrohlich beurteilt, wenn sie als unbekannt, außergewöhnlich und unfreiwillig eingeschätzt werden. Daher muss die subjektive Einschätzung dieser Parameter maximal in die günstige Richtung beeinflusst werden: Transparente und leicht nachvollziehbare Information zielt auf Bekanntheit, historische Kontextualisierung durch den Verweis auf Ursprünge und Verläufe bekannter Infektionskrankheiten reduziert die Außergewöhnlichkeit, unpopuläre Maßnahmen zur Gefahrenabwehr werden durch die Übernahme von Eigenverantwortung eher akzeptiert.“ Hier die vollständige Stellungnahme:

https://www.leopoldina.org/publikationen/detailansicht/publication/coronavirus-pandemie-die-krise-nachhaltig-ueberwinden-13-april-2020/

Plädoyer für Live Events

Berlin. Auch das

Berlin. Auch das

Unter dem Slogen wirbt visit berlin jetzt für die Metropole. Berlin. Auch das zeigt für viele Besucher und teilweise auch Bürger ein neues und unbekanntes Gesicht. 

Berlin ist im internationalen Vergleich einen große Flächenstadt, die zudem sehr grün ist und viel Freude am und mit dem Wasser bietet.

Der Sommer in Berlin ist da und die Stadt ist fast überall im Reopen Modus. 

Ab morgen (25.6.20) ist es amtlich, der Berliner Senat hat weitere Lockerungen beschlossen.

Das ist wichtig für Eventplaner

  • bis einschließlich 31. Juli sind Veranstaltungen mit mehr als 300 Personen verboten. 
  • Vom 1. August bis 31. August sind Veranstaltungen mit mehr als 500 Personen verboten. 
  • Vom 1. September bis Ablauf des 30. September sind Veranstaltungen mit mehr als 750 Personen verboten. 
  • Vom 1. Oktober bis zum Ablauf des 24. Oktober sind Veranstaltungen mit mehr als 1.000 Personenverboten.
  • Wichtig: Die genannten Personenhöchstgrenzen beziehen sich auf zeitgleich anwesende Personen und schließen Veranstalterinnen und Veranstalter, Sicherheitskräfte sowie Veranstaltungs- und sonstiges Personal nicht mit ein.

Die Eventanfrage nehmen aus diesem Grund zum Glück wieder zu.

Berlin. Auch das

Wir haben uns in den vergangenen Monaten gut auf alle behördlichen Vorgaben vorbereitet. Ich habe einen 2 tägige Schulung gemacht und bin nun Hygienebeauftragte für Veranstaltungen, Kunst und Kultur. 

So kann ich unsere Kunden fundiert beraten und für alle mehr Sicherheit herstellen.

Die Arminius Markthalle ist schon seit 130 Jahren ein „geübter“ Hygieneort. Damals wurde sie von den Berliner Behörden als Innovation für Wochenmärkte geplant. Die Arminius Markthalle ist die Referenzhalle aller Berliner Markthallen. Das wissen viele gar nicht. Wir freuen uns, dass wir das jetzt mehr in den Fokus stellen können.

15 m lichte Deckenhöhe, keine Klimaanlage, sondern Fenster und ein damals schon gut durchdachtes Lüftungsprinzip über „Durchzug“ hilft uns jetzt beim Planen von Veranstaltungen.

Die Reinbeckhallen passen jetzt besonders gut in das neue Marketingkonzept von Berlin. Wir sind eine Wasser-Oase. Bei uns wird zum Beispiel die neue ARD Serien Wasserschutzpolizei Berlin gedreht.

300 m direkte Spreewasserlinie mit eigenem Bootssteg.

Im Oktober 2020 eröffnet der neue Flughafen BER und wir sind ganz in der Nähe.

Machen Sie sich ein Bild von den Reinbeckhallen und besuchen unsere neue Website: https://rbh.berlin

Unser Veranstaltungsteam gibt Ihrem Event viel Raum. Gerade jetzt im „New Normal“ unter den Auswirkungen der Corona Pandemie. Wir haben ein Abstands- Szenario entwickelt, bei dem bis 200 Gäste eine Tagung mit Breakout Sessions oder auch einem virtuellen Streaming Studio stattfinden können. 

Zusammengefasst – Wir haben viel Platz, gute Luft und Raum für Ihre analogen und digitalen Veranstaltungs- Ideen.

Lassen Sie sich von unserem neuen Catering Konzept „Beauty & Respect“ inspirieren. Unser Catering Partner Gans & Gar hat nicht nur innovative Gerichte kreiert, sondern diese auch mit harmonischen Hygiene Maßnahmen verbunden, die Spaß machen. Lernen Sie unser hauseigenes Hand Aromatikum „Der Essig der vier Diebe“ kennen. Eine Handdesinfektion die gut riecht und gleichzeitig die Hände pflegt. Das werden viele in der Zwischenzeit bemerkt haben, dass sowohl Desinfektion wie Handpflege zusammengehören.

Berlin. Auch das

Berlin ist eine Mode Metropole. Deshalb haben wir uns sowohl für die Reinbeckhallen wie auch die Arminius Markthalle von der Berliner Modedesignerin Anna Münch unsere modischen Mund-Nasen-Bedeckungen kreieren lassen.

Auf diese Weise wird aus dem Sinnvollen gleich ein Fashion Statement.

Anna Münch-Modedesign

Denken Sie an uns, wenn Sie Ihre nächste Veranstaltung planen.

https://blog.mfe-berlin.com/blog/east-side-berlin-eine-stadt-dreht-sich-um/