Must have - Dramaturgie & Regie im hybriden Event

Best Practice-Virtuelle Events

Kürzlich habe ich Sarah Schiffer-Adam interviewt. Sie ist Key Account und Marketing Chefin bei @fastlane-Guestmanagement GmbH mit Sitz in Bonn und seit November auch mit einem Büro in Berlin. Ich will mehr wissen, wie das Jahr bei Fastlane gelaufen ist.

Virtuelle Events sind der Trend. Die Pandemie hat Live Events völlig ausgebremst. Im Home Office haben sehr viele mit virtuellen Meetings zu tun, so war der Schritt absehbar. In dem Blog Post geht es um zwei Best Practices für virtuelle und hybride Formate.

RBH Spree Studios

In Berlin arbeiten wir jetzt endlich ganz eng mit Fastlane zusammen, denn seit kurzem ist das Berliner Büro auf dem Reinbeckhallen Areal eröffnet. mfe eventdirector hat hier auch seine neue Heimat gefunden. Gemeinsam werden wir den Ort weiter zu den RBH Spree Studios entwickeln. Sie können erwarten: Professionelle technische Lösungen mit viel Kreation & tolle RBH Spree Studios.

Auf das Jahr zurückblicken

Also Sarah stöhnt und berichtet mir von dem Jahr 2020, wie sie es erlebt hat: „Was für ein Jahr!“ Ich frage: „Ist es nicht zu früh für den Jahresrückblick?“

Nein, denn Vol. 2 des Lockdowns (auch wenn er notwenig ist) hat die zarten Pflanzen der Live-Events wieder in den Winterschlaf geschickt. Die erfolgreiche Live-Schuhmesse in Düsseldorf aus dem August ist schon wieder nicht mehr vorstellbar. https://www.fastlane-gmbh.de/2020/09/16/best-practice-events-mit-vielen-gästen-gehen-doch/

Ich: „Also Sarah dann erzähl mal, welchen spannende virtuellen und hybriden Formate habt ihr bereits umgesetzt?“

Sarah: „Die ersten virtuellen Events fanden Anfang Juni statt und wir waren froh, etwas tun zu können, Unter den Umständen war es nicht einfach etwas für die Kunden zu tun. Die Verwirrung uns Sorge war sehr groß.“

Nach einigen vorsichtigen Live-Gehversuchen wurden die Rufe nach Lösungen für digitale Formate immer lauter. Die Planbarkeit für Live-Events war einfach nicht gegeben. Es ist also natürlich, dass alle umschwenken in Richtung der digitalen Formate. Kunden erwarten, dass alles so „gewohnt“ abläuft und geplant werden kann, wie wir es alle von unseren Live Formaten kennen. Aber jetzt ist die Zeit, in der sich Kunden die richtigen Berater suchen sollten. Damit auch das virtuelle Format zum Erfolg wird. DIY im Büro ist nicht die Lösung.

Best Practice-Virtuelle Events

First-Job Messe der Stuttgarter Zeitung

Die Konzeption des hybriden Events erreichte, dass Live Event und virtuelles Event optisch identisch aussahen. Das hieß, dass die virtuelle Eventumgebung exakt dem Onsite-Part nachgebildet wurde. 

Onsite wurde ein striktes Hygiene-Konzept umgesetzt. Fastlane hat ein präzises digitales Schutzkonzept, das die icherheit aller Teilnehmer gewährleistet. Übrigens auch die Daten Sicherheit!

Fastlane setzte eine Onlineregistrierung mit Zeitslotvergabe, Liveschnittstelle und Kontingentverwaltung auf. Eine Zugangskontrolle je Zeitslot mit Check-In CheckOut, Kontaktnachverfolgung und die Kontingentüberwachung in den Zeitslots inkl. Live Raum- und Belegungsüberwachung stellte die maximale Personenanzahl zur Einhaltung der Mindestabstände auf dem Gelände sicher. Zudem wurde eine Koordination der Wegeführung zum Ein- und Auslass umgesetzt.

Und virtuell hat Fastlane den Aufbau der Eventumgebung (Live Messe in der Grundstruktur) übernommen. Es wurden 40 Messestände, inkl. Chatintegration und Schulung aller Beteiligten und Referenten erstellt sowie eine Live-Stream-Einbindung der Vor-Ort-Vorträge.

Sarah: „Per Hotline haben wir den reibungslosen Ablauf für alle Messeaussteller gewährleistet. Modernes Helpdesk, würde ich sagen.“

Ich: “ Das finde ich jetzt spannend. Auch in der virtuellen Welt, brauchen wir konkrete Zuwendung und Hilfestellungen. Bei großen Veranstaltungen ist ein Help Desk auch nicht wegzudenken.“

DSAG Live

Die DSAG Live war ein rein virtuelles Event, das die Teilnehmer vom 12.-16.10.2020 virtuell mitmachen konnten oder noch 4 Wochen on demand Inhalte abrufen konnten. Das ist natürlich ein immenser Vorteil gegenüber reinen Live Veranstaltungen. Inhalte waren ein Momentum. Das ist auch sehr toll, aber die Ergänzung, dass Inhalt noch eine zeitlang abrufbar bleiben, sind einfach die Zukunft.

Motto der Veranstaltung: Zukunft mit Weitsicht – nachhaltig gewinnt erreichte insgesamt 2500 Besucher, die über den gesamten Zeitraum an der Veranstaltung mitmachten.

Ich: „Was habt ihr hier für den Kunden gemacht?“

Sarah: „Die Konzeption und den Aufbau der virtuellen Eventplattform, sowie die Erstellung von über 100 Ständen inkl. Chatintegration– darunter auch individuelle Grafikarbeiten für 20 Premiumstände. Ebenso wurden 10 thematische Ausstellungshallen mit unterschiedliche Vortrags-Schwerpunkten umgesetzt. 

Das Messeprogramm bestand aus 157 Vorträgen inklusive der Verlinkung zu den entsprechenden Partnerständen der Konferenz. Alleine zu den Vorträgen wurden über 40.000 Anmeldungen verzeichnet! 

Die 5 parallelen Streams der Bühnen-Fachvorträge und Partnervorträge wurden über GoToWebinar, der Hauptstream für die Key-Notes wurde aus der Live-Produktion eines externen AV-Dienstleisters vor Ort eingebunden.

Die Registrierung der Teilnehmer zum Event sowie den Fachvorträgen erfolgte über eine Onlineregistrierung inkl. Schnittstelle zur Eventplattform.

Und jetzt das Wichtigste: Die Durchführung einer gesicherten und rechtskonformen Mitgliederversammlung mit gesichertem Zugang nur für Mitglieder. 

Das brauchen wirklich alle Verbände! Und wir wollen mit unseren Best Practice - Virtuelle Events überzeugen. 

Zusammen sitzen Fastlane und mfe an der Konzeption einiger Formate, die 2021 in den RBH Studios stattfinden werden. Die Studios sind auf alle Fälle auch etwas für Sie! Am besten gleich anrufen.

Mehr zu den RBH Spree Studios

https://blog.mfe-berlin.com/blog/reinbeckhallen-auch-hybrid/

Der erste Eindruck zählt.

Der erste Eindruck zählt.

Gründe warum die Gestaltung der Empfangssituation beim Event so wichtig ist.

Bringen Sie Ihre Gäste schon am Eingang in die richtige Stimmung für eine erfolgreiche Veranstaltung. Dabei verstehen wir unter Eingang, die erste Situation bei der unserer Gäste mit der Veranstaltung in Kontakt kommen. Das muss nicht erst die Eingangstür und Garderobe sein, sondern der erste Kontakt ist oft schon viel früher. Es kann beispielsweise der Parkplatz, die Haltestelle des Shuttle Busses sein. 

Der erste Eindruck zählt. 

Versetzen Sie sich mal selbst in die Situation als Gast. Was wäre wenn,

  • Sie die Stadt nicht kennen, in der das Event stattfindet. 
  • Sie kennen die anderen Teilnehmer nicht oder aber auch sehr gut. 
  • Sie sind müde, hungrig oder aber auch sehr erwartungsvoll.
  • Sie haben schon alles oder noch gar nicht so viel gesehen und miterlebt.

Wir könnten hier noch viele weitere Gefühlszustände aufzählen, aber ich denke, Sie wissen auf was wir hinauswollen.

Es geht um die Antizipation von Gefühlen und daraus resultierenden Reaktionen. Wir wollen das bei einer guten Eventgestaltung vorwegnehmen und simulieren die Situation des Gastes, um uns besser einfühlen zu können. 

Reaktionen verstehen 

Woher kommen unsere Gefühle und Reaktionen? Oft haben wir auf diese Frage keine Antwort. Sie schienen plötzlich „da“ zu sein. Dabei fallen Gefühle oder Reaktionen nicht einfach so vom Himmel. Ursachen für Gefühlszustände sind Bewertungen der Situation, in der wir uns befinden. Bewertungen entstehen, wenn wir das Wahrgenommene zu interpretieren und verstehen versuchen. Bewertungen sind also unsere Gedanken, die wir uns zu unseren Wahrnehmungen machen. 

Der erste Eindruck zählt. 

Wir können als Eventgestalter viel tun, um Gefühle in positive Wahrnehmungen der Veranstaltung gegenüber zu verwandeln. Überlegen Sie sich, was der erste „Kontaktpunkt“ ihrer Gäste mit dem Live-Eventgeschehen ist. Wir meinen jetzt nicht das Einladungsprocedere. Das ist noch mal ein eigener Touchpoint für sich.

Ist es der Busshuttle, die Ankunftssituation an der Location oder ist es die Einlasskontroll, Garderobe oder wirklich der erste Schritt in die Location. Wichtig ist, dass Sie den Punkt definieren und passend zum Konzept gestalten. Und der erste Eindruck zählt wirklich –denn ein gut organisierter Empfang sorgt für eine entspannte und positive Stimmung unter den Gästen.

Der erste Eindruck zählt. 

Der Empfang der Gäste ist wie die Begegnung mit einem potenziellen Neukunden. Hier legen wir den Grundpfeiler der Botschaft, die sich beim Gast verankern soll und mit der er auch nach Hause gehen soll. Wenn eine Firma sich im Geschäftsleben mit einem herausragenden Service positioniert, dann sollte diese Firma schon beim Empfang der Gäste dafür sorgen, dass man diesen Servicegedanken spürt und sieht.

Gäste erkennen sehr schnell wie herzlich und mit welchem Respekt der Gastgeber seine Gäste empfängt und ob eine Veranstaltung z. B. nachhaltig ausgerichtet ist oder besonders fantasievoll und ob die Veranstaltung organisatorisch gut aufeinander abgestimmt ist und der Gast sich schnell orientieren kann, sich schnell wohlfühlt und einfach ins Gespräch kommt. 

Das alles wird automatisch mit dem Gastgeber verknüpft, ob der Gastgeber das will oder nicht. Und gerade deshalb sollte sich jeder Gastgeber dessen bewusst sein und die Möglichkeiten für sich nutzen seine Ziele und Botschaften bewusst zu setzen – vom Empfang bis zum Abschied des Gastes.

Zum Schluss einige Tipps:

Viel Erfolg beim nächsten Event!

Wir machen events

Wir machen events

Wir machen events und das bedeutet, dass wir sie wirklich machen und nicht einfach nur organisieren.

Organisieren hört sich immer nach dem Abarbeiten von Checklisten an.

Es hört sich so an, als würde eine Veranstaltung immer gelingen. Man muss nur die Checkliste sauber abarbeiten.

Aus mfe Sicht lässt sich nur etwas organisieren, wenn es vorher eine Idee gab.

Eine Gestaltungs- Idee, die durchdacht wurde. Eine Idee, wie man eine live Situation mit  Gästen gestaltet, die fast zeitgleich einen Raum betreten.  Das ist eine ziemlich einmalige Situation. Denkt man an Zuschauer eines Konzerts oder einer Theatervorstellung, dann handelt es sich meinst um Einzelpersonen, Paare oder eine Gruppe von Freunden.

Eventgäste kommen als große Gruppe und sind im „Gleichklang“ was den Grund ihrer Zusammenkunft angeht.

Es gibt einen Grund sich zu treffen. Sie sind das Konzert oder die Theateraufführung. Die Gäste sind der Mittelpunkt, der Grund des Treffens.

Wir machen events- Aus diesem Grund.

Jede Veranstaltung ist live und findet in dieser Form nur einmal statt.

Wir befinden uns also immer im Premieren Status. Im Theater, im Konzert findet das Ereignis öfter in gleicher Weise, an anderen Orten und vor anderem Publikum statt. Wir haben die Gäste nur einmal.

Für mfe event coach ist jede Veranstaltung ein Unikat. Und Unikate muss man gekonnt gestalten.

Mit Unverständnis begegne ich immer wieder der Aussage, Veranstaltungsgestaltung sein vor allem Organisieren.

Gestaltung ist ein kreativer Schaffensprozess. Wir brauchen also immer eine Idee. mfe geht von der Situation der Gäste aus. Sie treffen sich zu einem bestimmten Zweck. Die Vernetzung der Teilnehmer und der Grund der Zusammenkunft stehen im Vordergrund.

Welche Dinge wollen wir in einem Zusammenhang stellen, um mit den Gästen unmittelbar sinnlich zu kommunizieren?

Wie wollen wir das Erscheinungsbild einer Location modifizieren, um die Gäste zu erreichen? Was wollen wir ihnen zeigen, ihnen anbieten?

Die Idee soll über die Gestaltung unmittelbar spürbar werden. Dafür müssen wir allen Details ein Erscheinungsbild, eine Struktur geben. Menschen spüren über die ästhetische Erscheinung von Dingen oder Zusammenhängen den Sinn, die Absicht dahinter.

Eine Veranstaltung hat immer eine Absicht. Also lasst sie uns das für Sie gestalten:https://blog.mfe-berlin.com/wir-machen-events/

Wir machen events

Wir machen events

Wir machen eventsWir machen events

Location in Berlin

Die Arminius Markthalle ist eine der zehn schönsten Markthallen in ganz Europa und für Ihre nächste Veranstaltung vielleicht genau die richtige Location in Berlin.

Die Vielfalt der Speisen & Getränke ist unsere DNA. Mit zehn Live-Cooking-Stationen topen wir wirklich jede andere Location. Denn unsere Küchen sind immer einsatzbereit, da wir jeden Tag für die Gäste der Markthalle kochen.

Jeder Gastro-Bereich ist ein eigenes Restaurant mit einem Team und einer eigenen Speisekarte. Für Ihren Event bündelt mfe event coach als interne Markthallen Agentur das Beste aus allen Gastronomien.

Bei uns sind Allergiker, Vegetarier, Veganer genauso willkommen wie Gäste mit religiösen Speisevorschriften. Wir können ohne Probleme darauf eingehen.

Es ist ein ganz besonderes Flair, wenn man Abend seinen Event in einer lebendigen Markthalle ausrichtet. Täglich kaufen hier die Berliner ihre Lebensmittel ein und lassen sich beim Brunch im Hofladen verwöhnen oder genießen ein Fine Dining bei Rosa Lisbert. (Siehe Foto)

Location in Berlin

Location in Berlin

Durch unsere verschiedenen Gastro-Bereich haben wir auch viele Möglichkeiten mit unterschiedlichen Gruppengrößen umzugehen. Kleinere Gruppen finden entweder Platz an der Mutter aller Tische-einem 15 m langen Holztisch oder im abgeschlossenen Bereich Pop Up.

Location in Berlin

Location in Berlin

Location in Berlin

Auch Gruppen mit 150 bis 250 Gästen fühlen sich in der großen Markthalle nie verloren, da wir gemütliche Bereiche auswählen und mit viel Liebe zum Detail mit Kerzen und Blumen arbeiten. Die Dekoration kommt aus unserem Hause.

Location in Berlin Mohn in Kupfervase_red

Location in Berlin

Große Gästegruppen zwischen 500 und 950 Gästen feiern in der gesamten Markthalle und erleben die ganze Vielfalt unseres gastronomischen Könnens. Mit unseren zwei Bierbars und zwei Weinläden gehen uns auch die Getränke niemals aus. Wir überraschen Sie gerne mit unserer Weinauswahl. Das Bier wird in der Halle gebraut, lecker.

Location in Berlin

Location in Berlin

Location in Berlin

Denken Sie doch einmal über eine kleine Tagung oder ein Seminar mit bis zu 60 Personen nach. Ihre Tagung, das Seminar finden dann im geschlossenen Pop Up Bereich statt und der Lunch ist eine entspannte Food-Tour durch die Markthalle. Oder machen Sie doch gleich einen Kochkurs bei uns. Ihre Gäste gehen mit einem Weidenkorb und unseren Frische Theken einkaufen und anschließend bereiten sie gemeinsam ein Menü zu. Das alles wird selbstverständlich von unseren Köchen angeleitet und unterstützt.

Jetzt Vorhang auf für Ihr nächstes Event in unserer wunderschönen Arminius Markthalle!

Location in Berlin

Wir kümmern uns auch sehr gerne um Ihr Künstlerprogramm.

Hier ein Video, das den Pop Up bei dem Launch einer Tanzagentur zeigt: https://vimeo.com/162690714

PrimeCon vertraut mfe

Die Düsseldorfer Consultingfirma PrimeCon produziert weltweit Kongress Veranstaltungen und hat im März 2014 die Internationale Jahreskonferenz für die Deutsche Gesellschaft der Pharmazeutischen Medizin in Berlin ausgerichtet.

PrimeCon vertraute mfe event coach die Ausrichtung der Abendveranstaltung mit rund 300 Gäste an. Am 20. März 2014 war nicht nur offizieller Frühlingsanfang, sondern mfe gestaltete auch einen frühlingshaft leichtgängigen und stimmungsvollen Abend mit 300 Gästen in der Arminius-Markthalle.

Pharmazeuten und Mediziner sind bekanntlich sehr kritisch und nicht so einfach zu überzeugen, aber unsere Gestaltung des Get togethers in der Arminius-Markthalle hat alle restlos überzeugt. Der ganze Abend verlief zwanglos und mit viel Raum für die Gäste. Die Markthalle, mit ihren 1.300 qm Gesamtfläche und einladenden Gastronomiebereichen, bot den Gästen einen facettenreichen Abend. Das Speisen- & Getränkeangebot bekamen die Gäste an sieben verschiedenen Marktständen. Nirgendwo bildeten sich Schlagen, die Gäste bekamen immer sofort, wonach ihnen den Sinn stand.

Vintage Feeling überall- Die Ausgestaltung der einzelnen Marktstände und Gastronomie-Bereiche warso unterschiedlich, dass einem Gast nie langweilig wurde. Jeder Bereich hat seine passenden Sitzgelegenheiten, die mfe gekonnt mit weißem Mietmobiliar ergänzt hat.

Die internationalen Gäste flanierten durch die Halle, immer auf der Suche nach neuen Verlockungen. Wir freuen uns auf den nächsten Kongress mit PrimeCon.

Weitere Informationen zur Arminius-Markthalle finden Sie hier: https://blog.mfe-berlin.com/arminius-markthalle/

PrimeCon Eventaufbau in der Arminius-Markthalle

PrimeCon Eventaufbau in der Arminius-Markthalle

PrimeCon vertraut mfe- Gestaltung des Markteingangs

PrimeCon vertraut mfe- Gestaltung des Markteingangs

 

PrimeCone vertraut mfe- Romantische Deko made by mfe

PrimeCone vertraut mfe- Romantische Deko made by mfe

 

 

PrimeCon vertraut mfe-Die Mutter aller Tische ist wandelbar

PrimeCon vertraut mfe-Die Mutter aller Tische ist wandelbar

 PrimeCon vertraut mfe.

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Kontaktieren Sie uns!

https://blog.mfe-berlin.com/kontakt/